ビジネスで使用するさまざまな文書。「とりあえず電子化はしたけれど、思ったようにデータ管理がうまくいかず、効率化できているのか疑問……」このようなお悩みをお持ちではありませんか？
この記事では、電子化した文書データを効率的に管理・活用・処分できるデジタルツール「文書管理システム」をご紹介します。2023年版のおすすめツールも掲載していますので、これから文書管理の効率化をお考えならぜひご参考にしてください。
目次
まず、文書管理システムとはどのようなツールで、何ができるのかについて見ていきましょう。
文書管理システムとは、さまざまなデジタル文書を保存、使用、処分するサイクルを一元管理できるデジタルツールです。
業務に必要な文書を簡単に保存でき、使用したいときは同じツールですぐに取り出せます。部署や事業所間の情報共有も、スムーズに行えます。文書によって使用・閲覧の権限を定めたり、保管期限を設けたりできるため、セキュリティ対策にも有効です。
膨大な数の文書を1つのツールで保存、活用、共有できることが、文書管理システムの主な利点です。
文書管理システムを取り入れる利点について、もう少し詳しく見ていきましょう。ここでは、文書管理システム導入のメリットをいくつかご紹介します。
紙の文書には紙代や印刷代といった資材コストがかかることに加え、保管・管理にも多くのスペースや手間を割いてしまいます。文書管理システムで電子化を図ることによりそれらのコストを減らせるだけでなく、検索機能で目的の文書を探す時間も大幅に短縮可能です。
紙の書類は紛失や盗難、無関係な第三者に盗み見されてしまうなどのセキュリティリスクが避けられませんでした。文書管理システムは閲覧権限や保管期限の設定など、セキュリティ強化につながる機能も多数搭載しています。それらの機能によって情報漏えいや不正アクセスを防げるほか、誤操作や誤消去、意図的な改ざんなどのリスクにも対応可能です。
紙の書類は、オフィスにいる人でなければ閲覧・確認ができません。文書管理システムでそれらを電子化することで、インターネット接続さえできればいつ・どこにいても文書の取り扱いが可能となります。このため、文書管理システムはテレワークやリモートワークの推進にも役立ちます。
多くのメリットを備えた文書管理システムですが、導入に際しては注意すべき点も押さえておく必要があります。ここでは、文書管理システムの注意点をご紹介します。
文書管理システムに限りませんが、新規システムの導入時には導入コストがかかります。また、これまで使用したことのないシステムを使い始めるにあたり、従業員に対し研修・教育を実施するコストや手間も考慮しておく必要があるでしょう。
文書管理システムは、多くの従業員が利用することを想定しなければなりません。このため、使用する人によっては運用に手間取るケースも考えられるでしょう。かえって手間がかかってしまう事態を避けるため、具体的な運用フローやルール、マニュアルなどを明確にしておき、各従業員の知識・スキルの平準化に努めることも大切です。
文書管理システムでできる基本的なことをご紹介してきましたが、さらに役立つポイントも数多くあります。ここでは、文書管理システムをもっと便利に活用するポイントをご紹介します。
電子帳簿保存法の改正により、税法上必要な帳票類をデータ化して保管することが可能となりました。紙の書類を保存するよりスペースや手間を削減できる反面、内容の改ざんなどを防ぐ対策を強化する必要が出てきます。文書管理システムには、それらに対応する機能も設けられています。書類の作成日時はタイムスタンプで記入でき、作成者の記入は電子署名で行えるため、法令への対応とリスク回避の両方に役立つでしょう。
従来のワークフローでは、書類を回してハンコを捺してもらっていたと思います。ワークフロー機能を備えた文書管理システムの導入により、申請や承認も電子化できます。紙の書類を都度確認しなくても承認処理を進めることができ、時間短縮を実現できます。
文書管理システムと入力して検索すると、実にさまざまなサービスがヒットすると思います。ここでは多数あるサービスのなかから、自社に最適な文書管理システムを選定する際のポイントをご紹介します。
文書管理システムによっては、備わっている機能が限定的な場合もあります。自社で現状抱えている課題をはっきりさせておき、それらに対応できる機能があるかを導入前に必ず確認しましょう。特に、先にご紹介したワークフローや電子署名・タイムスタンプなどは今後有用となってくる可能性が高いため、事前に要不要を検討しておくと良いかもしれません。
ほとんどの文書管理システムは、パソコンでの運用を前提としています。しかし近年では、スマートフォンやタブレットなどの端末をビジネスに活用するケースも増えてきました。それにともない、文書管理システムのなかにも対応端末の種類を増やしたものが多くなっています。自社のビジネススタイルに合わせ、使用する端末に対応した文書管理システムを選びましょう。
「文書管理システムの良さが分かったら、次はおすすめのツールを知りたい」という方も多いでしょう。ここではさまざまなビジネススタイルに役立つ、おすすめの文書管理システムを5つご紹介します。
| 費用 | 見積依頼が必要 |
|---|---|
| 特徴 | 電子帳簿保存法に対応しているほか、ISO9001/14001の要求事項も満たす文書管理システムです。優れた検索機能で業務効率化に役立てられ、ワークフロー機能や高いセキュリティも備えています。 |
| 費用 | スタータープラン：2GB、同時アクセス4ユーザーまで月額22,000円（税込）／初期費用0円
スタンダードプラン：50～500GB、同時アクセス4ユーザーまで月額77,000円（税込）／初期費用300,000円 など |
|---|---|
| 特徴 | ユーザー数の制限がなく（同時アクセス数制限はあり）、コストパフォーマンスの高い文書管理システムです。条件に応じて設定できるアラート機能が優秀で、処理漏れなどの人為ミスを未然に防止できます。 |
| 費用 | 8名/80GB：4,800円
15名/150GB：9,000円 25名/250GB：15,000円 50名/50GB：30,000円 100名/1TB：60,000円 など（30日間無料お試しあり） |
|---|---|
| 特徴 | PDFやExcel文書も検索可能な、検索機能に強い文書管理システムです。導入の容易さや使いやすさの評判も高く、金融機関や教育機関での導入例も多い高いセキュリティもポイント。 |
| 費用 | 初期費用300,000円
10アカウント：月額20,000円 50アカウント：月額60,000円 100アカウント：月額100,000円 など（1か月無料お試しあり） |
|---|---|
| 特徴 | 業務に合わせて柔軟に設定できるワークフロー機能や、アクセス権限の柔軟な設定が可能な点が特長。高いセキュリティ性で、出張やテレワークなど遠隔地からの活用にも最適な文書管理システムです。 |
| 費用 | Professional：3TB/1ユーザー 月額2,000円
Standard：5TB/3ユーザー～ 1ユーザー月額1,500円 Enterprise：問い合わせ確認が必要 など |
|---|---|
| 特徴 | クラウドストレージサービスに特化した文書管理システムです。バックアップなどにも活用できるほか、電子署名機能やドキュメントの追跡機能なども完備。業務用途にもプライベート用途にも適した柔軟性の高さが特徴です。 |
今回は文書管理システムでできることや導入のメリットのほか、おすすめの文書管理システム5選をご紹介しました。
文書管理システムが未導入なまま、文書の電子化だけを進めているという企業も多いと思います。しかしその効果がペーパーレス化にとどまっていて、もっと業務そのものを円滑化できればというニーズもあるのではないでしょうか。
文書管理システムを取り入れることで、さらに業務負荷を抑えてスピード化や効率化を図ることができます。今回ご紹介したポイントを押さえ、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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