近年、業務にグループウェアを取り入れる企業が増加し、「業務効率化にはグループウェアの導入が有効」と聞く機会が増えていると思います。
そこでこの記事では、グループウェアの概要や機能、導入のメリットを解説しつつ、おすすめのグループウェアを13点、比較を交えてご紹介します。これから自社にグループウェアを導入したいとお考えの方は、ぜひご参考にしてください。
グループウェアとは、業務内の部署やチーム単位においてコミュニケーションをスムーズにするためのシステムを指しています。
部署やチームで共同作業をする際は、資料配布や進捗管理、スケジューリングなどを行うにあたって情報の共有を円滑に行わなければなりません。その際、業務連絡はメールを使い、カレンダーアプリで予定を管理し、ファイル共有アプリで資料配布……など、多くのサービスを運用しているのではないでしょうか。しかし、その方法では組織の人数が多くなったとき、その分だけ作業が煩雑になってしまいます。
それらの各種サービスが備える機能を、1つにまとめたツールがグループウェアです。連絡事項のやりとりや予定の管理、業務の進捗管理などが1つのアプリケーション内で行えるため、業務を大幅に効率化することが可能です。
よく知られているグループウェアとして、Microsoftの「Microsoft Office 365」、Googleの「Google Workspace」、ByteDanceの「Lark」、サイボウズの「サイボウズ Office」などがあります。
グループウェアと似たツールに「社内SNS」がありますが、社内SNSは社員同士の情報交換や闊達なコミュニケーションを推進するツールです。一方でグループウェアはコミュニケーション促進だけにとどまらず、総合的な業務効率化を目的としたツールである点が大きく異なります。
ビジネスにおいて、チームで行う作業とその管理に使用するツールをひとまとめにしたグループウェア。改めて、一般的なグループウェアが備えている各種機能をご紹介しましょう。
グループウェアが備えるおもな機能には、以下のようなものがあります。
ここでは、上記の機能をそれぞれ詳細に解説します。
社内・組織内で使えるチャットや掲示板などの連絡機能です。メールよりも気軽に、かつスピーディーに報告・連絡・相談ができ、メッセージが自分宛てに送信されるとプッシュ通知などの通知が届くため、見落としを防げます。
また、メールのように定型の挨拶文を必ず挿入するなどのビジネスルールも気にする必要がないため、メールの作成や確認の際にかかる手間を減らせます。よく連絡を取り合うメンバー間であらかじめグループチャットを作っておくと、メールのように宛先を1件ずつ都度追加しながら作成する必要がなくなり、業務連絡を効率化できます。
勤怠管理をはじめ、社内稟議や申請関連のワークフロー（承認）をデータ上で管理できます。承認印を押すこともデータのやりとりと電子印で行えるため、紙の書類に捺印してもらう過程でかかっていた時間を短縮できます。
特にこれまで労力を要していた、リモートワーク従業員間で行うワークフローは、大きくスピード化することが可能です。
カレンダー機能がグループウェア内に備わっているため、他の従業員のスケジュールを確認・調整することができます。他のメンバーが編集したデータをその場で確認できるため、スケジュール調整の際の確認の行き違いなどを防止できます。
クラウド型のグループウェアを選んでおけば、いつどこからでも各メンバーの予定を確認することが可能です。
1つのファイルを全メンバーが共同で確認・編集できる機能です。この機能を備えていると、ファイルの更新を行った都度履歴が残るようになります。仮にファイルの削除や上書きを行ってしまったとしても原本が残るため、誤操作のリカバリーもしやすい点が特徴です。検索機能も備えているため、見たいファイルをスピーディーに探し出すことも可能です。
会議室や備品使用の予約がその場でできるため、複数のメンバーで予約がかぶってしまうダブルブッキングを未然に防げます。またクラウド型のグループウェアなら、インターネット接続環境と対応端末があれば時間や場所を問わずに予約確認が可能です。
グループウェアは業務効率化に役立つツールですが、導入・運用でどのように具体的なメリットが得られるのでしょうか。ここでは、グループウェアを導入するメリットをご紹介します。
メールを送るときは、その都度宛先を1名ずつ選択する必要があり、手間がかかります。一方グループウェアでは、対象メンバーを含めたグループチャットなどを事前に作成しておけるため、メンバーへ一括でメッセージを送信できます。
チャットだけでなく掲示板も備えている場合、利用することで社内広報を伝達したり、部署・役職を横断したコミュニケーションを取ったりすることが可能です。
また予約機能では会議室や備品の空き状況・使用状況をチェックできますし、さらにそれらをいつ誰が使っているか把握することもできます。
リモートワークに就く従業員とも、円滑なコミュニケーションが可能です。また、コミュニケーションツールとしてだけではなく、各メンバーのスケジュール確認やファイル共有も容易に行えます。離れた場所にいる人同士でのやりとりも、ぐんとスムーズになるでしょう。
ツールによってはWeb会議機能を備えているため、リモートワーカー同士でのチームミーティングも行えます。
さまざまな業務の進捗状況をひと目で確認できるため、社内稟議や申請関連の進行を全メンバーがすぐに把握できます。進捗に滞りがある場合もフローのどの段階で、どのような理由で止まっているのかがすぐに確認可能です。また、グループウェアがあれば多くの作業について紙の書類を使用せずに行えるため、印刷コストの削減にもつながります。
グループウェアを提供しているサービスは多数あるため、自社のビジネスに合ったものを選定することが重要です。
グループウェアを選ぶ際に意識したい基本的なポイントは、主に以下の5つです。
ここでは上記のポイントについて、それぞれ詳しく解説しましょう。
自社での最低利用人数や最大利用人数を把握し、サービス選定の段階で明確化しておきましょう。多くのグループウェアでは、利用人数に応じた料金体系が設けられています。
基本的にはほとんどのサービスで利用人数が多くなるほど、料金が高くなるプラン設定となっています。現状のスタッフ数に合わせて導入した後に、スタッフの増減に合わせて柔軟にプラン変更が可能かどうかも、検討しておく必要があるでしょう。
多機能で高機能なグループウェアを使いこなせれば便利にはなりますが、逆に機能が多すぎると扱いにくくなる可能性があります。使いにくいシステムは導入しても社内に浸透しないおそれがあるため、できるだけ多くの従業員が使いこなせるグループウェアを選びましょう。各人のITリテラシーを問わずに操作できる、シンプルなインターフェースを備えたものがおすすめです。
「便利そうだから」という理由だけでグループウェアを導入しても、自社が解決したい課題や達成したい目的に合っていないものは結局使われなくなってしまいます。
また、目的に合っていても既存のシステムと機能がバッティングしてしまっていると、結局グループウェアの機能が使われないということになりがちです。グループウェア導入に際し、例えば「リモートワーク従業員への対応」や「スケジュール管理の効率化」など、主に何に活用したいか組織単位での導入目的を明確にしておきましょう。導入に際し慌てて目的を洗い出すのではなく、検討の段階から前提条件としておくことがおすすめです。
日本製のツールは、日本の商習慣に合わせた多くの機能があらかじめ搭載されている場合が一般的です。一方で海外製のツールは汎用性が重視され、カスタマイズ性の高さが特徴です。自社のビジネスが国内向け中心か海外向け中心かなども含めて検討し、適したツール選びに生かしましょう。また、現在使用中のツールの提供元が国内か海外かに合わせて選ぶという方法もあるでしょう。
グループウェアは、自社で導入済みの業務システムとの連携ができるとより便利に機能します。ツールを選定する際は、自社システムとの連携性まで確認して親和性の高いものを探してみると良いでしょう。これから新しいシステムやツールを導入する予定がある場合も、選びたいグループウェアがそれらに対応できるか確認するようにしてください。
グループウェアには大きく分けて国内性と海外製があり、備える機能や料金体系などもツールによってさまざまです。自社に適したツールを選ぶには、複数社の候補からそれらの各要素を比較検討しながら選定を進めていくことがおすすめです。
ここでは、デジ研おすすめのグループウェアを13点ご紹介します。以下の表を参考にしながら、その下にご紹介する各ツールの詳細情報もお役立てください。
※本記事でご紹介している情報は2023年6月時点のものです。料金やサービス詳細などの最新情報は各公式サイトをご確認ください。
| おすすめプラン | 無料お試し期間 | 最低料金 | ツールタイプ | 特徴 | |
|---|---|---|---|---|---|
| サイボウズ Garoon | クラウド版 | 各プラン30日間 | 月額845円 | 日本製 | 大規模組織の管理にも対応 |
| desknet’s NEO | desknet’s NEO基本プラン | 60日間（パッケージ版） | 月額400円 | 日本製 | 現場に最適な使いやすさ |
| NI Collabo 360 | NI Cloud Service | 各プラン30日間 | 月額360円 | 日本製 | 全36もの多機能 |
| Google Workspace | Business Standard | 各プラン14日間 | 月額680円 | 海外製 | 使い慣れたGoogleのツール |
| Microsoft 365 | Microsoft 365 Business Standard | 各プラン1カ月 | 月額650円 | 海外製 | Officeユーザーに最適 |
| J-MOTTOグループウェア | スタンダードプラン | 最大3ヶ月間 | 月額150円 | 日本製 | 充実したサポート |
| サイボウズ Office | クラウド版 | 各プラン30日間 | 月額500円 | 日本製 | はじめて導入しても操作がしやすい |
| Knowledge Suite | グループウェアプラン | 要相談 | 月額10,000円 | 日本製 | UI/UXが操作しやすい |
| Lark | スタータープラン | スタータープランは無期限、その他は要相談 | 月額540円 | シンガポール製 | モバイル端末でも操作可能 |
| アルファオフィス | メガタイプ | 各プラン14日間 | 月額100円 | 日本製 | 低価格 |
| クロジカスケジュール管理 | フリープラン | フリープランは期限なし、その他は要相談 | 月額350円 | 日本製 | 無料プランアリ |
| ArielAirOne | 要相談 | 各プラン1カ月 | 要相談 | 日本製 | 大人数の企業への実績多数 |
| WaWaOffice | 1名ずつ契約 | 14日間 | 月額400円 | 日本製 | 既存システムと連携しやすい |
サイボウズGaroonは、利用者のうち9割以上が「使いやすい」と回答した便利機能を1パッケージに凝縮。充実したサポート体制やカスタマイズ性の高さで選ばれており、全社への浸透が期待できるグループウェアです。直感的なインターフェースで、大人数で利用する大規模組織での活用にも適しています。
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無料お試し期間
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|---|---|
| 各プラン30日間 | |
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料金
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| ～300ユーザー | 月額845円/1ユーザー |
| 301～1,000ユーザー | 月額800円/1ユーザー |
| 1,001～3,000ユーザー | 要問い合わせ |
| 3,001～ユーザー | 要問い合わせ |
※本項では年間ライセンスのパッケージ版ではなく、1か月から契約可能なクラウド版の料金を記載
| 提供会社 | サイボウズ株式会社 |
|---|---|
| ツールタイプ | 日本製 |
| 機能 | メール：△（要連携） チャット：- 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：〇 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・国産のグループウェアを選びたい方 ・多機能なグループウェアを求めている方 |
スケジュール管理からワークフロー、既存業務のシステム化まで、組織に合わせて業務を効率化できるグループウェアです。現場の声を生かした使いやすさで、400万人を超えるビジネスパーソンから選ばれています。ITに詳しい人が少なくても取り入れやすい点が重視されており、充実のセキュリティ性も備えています。
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無料お試し期間
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|---|---|
| パッケージ版のみ60日間 | |
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料金
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| クラウド版 | 月額400円/1ユーザー |
| スモールライセンス | 新規39,800円/5ユーザー～ |
| エンタープライズライセンス | 410,000円/100ユーザー～ |
| 提供会社 | 株式会社ネオジャパン |
|---|---|
| ツールタイプ | 日本製 |
| 機能 | メール：△（要連携） チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：○ 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・実績豊富なグループウェアを選びたい方 ・さまざまな端末で使えるグループウェアを求めている方 |
全36と豊富な機能を備え、いつでも、どこでも、端末を問わずアクセス可能。高機能な社内SNSやワークフローを便利に使えて、カスタマイズ性も高い点がポイントです。言語の切り替え機能が充実しており、日本語と英語以外の言語も登録できます。
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無料お試し期間
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|---|---|
| 各プラン30日間 | |
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料金
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| NI Cloud Service | 月額360円/1ユーザー |
| パッケージ版～10ユーザー | 58,000円 |
| パッケージ版80～100ユーザー | 348,000円 |
| パッケージ版800～1,000ユーザー | 2,750,000円 |
| 提供会社 | 株式会社ＮＩコンサルティング |
|---|---|
| ツールタイプ | 日本製 |
| 機能 | メール：〇 チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：- 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・多機能なグループウェアを選びたい方 ・スケジュール機能を多用する方 |
使い慣れているGoogleのフォーマットで利用でき、さまざまなデバイスからアクセスが可能なグループウェアです。GmailやGoogleカレンダー以外にも、さまざまな機能を1つのサブスクリプションで取り入れられます。
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無料お試し期間
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|---|---|
| 各プラン14日間 | |
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料金
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| Business Starter | 月額680円/1ユーザー |
| Business Standard | 月額1,360円/1ユーザー |
| Business Plus | 月額2,040円/1ユーザー |
| 提供会社 | グーグル合同会社 |
|---|---|
| ツールタイプ | 海外製 |
| 機能 | メール：〇 チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：- 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・GmailやGoogleカレンダーをビジネスで使いたい方 ・オフラインで利用する機会の多い方 ・ツール連携を積極的に活用したい方 |
Word、Excel、PowerPoint などの Office アプリケーションに、リモートワークやハイブリッドワークにも最適な各種ツールをプラス。Web 会議、ビジネス チャット、ファイル共有などさまざまな機能を利用できるグループウェアです。
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無料お試し期間
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|---|---|
| 各プラン1カ月間 | |
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料金
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| Microsoft 365 Business Basic |
月額650円/1ユーザー |
| Microsoft 365 Apps for business | 月額900円/1ユーザー |
| Microsoft 365 Business Standard | 月額1,360円/1ユーザー |
| Microsoft 365 Business Premium | 月額2,390円/1ユーザー |
| 提供会社 | 日本マイクロソフト株式会社 |
|---|---|
| ツールタイプ | 海外製 |
| 機能 | メール：〇 チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：○ 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・WordやExcelなどMS社のツールを使いたい方 ・バージョン更新などの手間を省略したい方 ・多くのプランから最適なものを選びたい方 |
累計4,000社以上の企業に導入されている実績を持つグループウェアです。
スケジュール登録や共有・情報発信・ワークフローの申請や証人といった26機能を、基本料金内ですべて利用することができます。
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無料お試し期間
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|---|---|
| 最大3ヶ月間 | |
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料金
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| スタンダードプラン | 月額3,000円/20ユーザー |
| ライトプラン | 年額20,000円/10ユーザー |
| 提供会社 | リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 |
|---|---|
| ツールタイプ | 日本製 |
| 機能 | メール：〇 チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：〇 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・専門知識が無く、充実したサポートが欲しい方 ・費用を抑えて運用したい方 |
「誰でも簡単に使うことができる」をコンセプトとして設計されているため、使い勝手が良いグループウェアです。
また、充実したサポート体制や多くのセミナーが実施されていることから、効率改善や機能の使用方法などを学ぶことができます。
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無料お試し期間
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|---|---|
| 各プラン30日間 | |
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料金
|
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| クラウド版 | 月額500円/1ユーザー |
| 継続サービスライセンス | |
| 24,800円/10ユーザー版 | |
| 39,800円/20ユーザー版 | |
| 59,800円/50ユーザー版 | |
| 99,800円/100ユーザー版 | |
| 149,800円/150ユーザー版 | |
| 198,000円/200ユーザー版 | |
| 246,000円/250ユーザー版 | |
| 380,000円/無制限版 | |
| 提供会社 | サイボウズ株式会社 |
|---|---|
| ツールタイプ | 日本製 |
| 機能 | メール：〇 チャット：× 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：〇 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・はじめてグループウェアを導入する ・シンプルで使いやすいグループウェアが欲しい |
ユーザー数が無制限で、グループウェア、SFA/CRM、問い合わせ管理、集計・分析ツール、他システムとのデータ連携アプリケーションなどが使えるオールインワンサービスです。
そのため、SFA/CRMは別の会社のものを使用するといったことは不要で、情報の管理や連携がスムーズに行えるといった特徴があります。
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無料お試し期間
| |
|---|---|
| 要相談 | |
|
料金
|
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| グループウェアプラン | 月額6,000円 |
| SFA/CRMスタンダードプラン | 月額50,000円 |
| SFA/CRMプロフェッショナルプラン | 月額80,000円 |
| 提供会社 | ナレッジスイート株式会社 |
|---|---|
| ツールタイプ | 日本製 |
| 機能 | メール：〇 チャット：× 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：〇 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・とにかく安くグループウェアを導入したい ・社員の行動を視覚的に管理したい |
チャット機能を起点として、業務に必要な機能を搭載しているグループウェアです。
誰でも使いやすいUI/UXが実装されている点や、無料で最大50人まで使用できるスタータープランが用意されているため、初めてグループウェアを使用する企業でも無理なく導入できる点が特徴だと言えます。
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無料お試し期間
| |
|---|---|
| スタータープランは無期限、その他は要相談 | |
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料金
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| スタータープラン | 無料 |
| プロプラン | 月額1,420円 |
| エンタープライズプラン | 要相談 |
| 提供会社 | Lark Technologies Pte. Ltd. |
|---|---|
| ツールタイプ | シンガポール製 |
| 機能 | メール：〇 チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：〇 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・社員の状況をすぐに確認したい ・モバイル端末でも操作したい |
社内で情報を共有するための機能と、お客様やお取引先様といった社外の関係者と情報を共有するための機能が搭載されたグループウェアです。
プランはメガタイプ・ギガタイプともに10名単位で契約することができるため、ディスク容量やデータベースの容量などを考慮して選びましょう。
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無料お試し期間
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|---|---|
| 各プラン14日間 | |
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料金
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| メガタイプ | 月額1,000円 |
| ギガタイプ | 月額10,000円 |
| 提供会社 | 株式会社大塚商会 |
|---|---|
| ツールタイプ | 日本製 |
| 機能 | メール：〇 チャット：× 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：○ 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・システム管理者様の工数負担を減らしたい ・低価格でグループウェアを運用したい |
チームの予定をひとつのカレンダーで確認することができ、2ステップで日程調整を行うことができるグループウェアです。
また、あとから必要な機能を搭載することができるため、チームの規模に合わせたツールを導入することができます。
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無料お試し期間
| |
|---|---|
| フリープランは期限なし、その他は要相談 | |
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料金
|
|
| フリープラン | 無料 |
| ベーシックプラン | 月額500円 |
| プレミアムプラン | 月額800円 |
| 提供会社 | TOWN株式会社 |
|---|---|
| ツールタイプ | 日本製 |
| 機能 | メール：〇 チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：○ 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・これからの成長が期待できるベンチャー企業 ・手ごろな価格で始めたい |
企業規模が1,000名以上のような、大手企業への導入実績を多数保有しているグループウェアです。
セキュリティを確保しつつ、効率良くプロジェクトを進行できるほかチームでスケジュールを調整する際に高い効果を発揮します。
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無料お試し期間
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|---|---|
| 各プラン1カ月間 | |
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料金
|
|
| 各プラン | 要相談 |
| 提供会社 | 株式会社ワークスアプリケーションズ |
|---|---|
| ツールタイプ | 日本製 |
| 機能 | メール：〇 チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：○ 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・大人数の従業員が在籍している ・複数のグループに分けてプロジェクトを進行している |
企業内LANを活用してコミュニケーションや情報共有を行うグループウェアです。
各種データはCSVとして書き出すことができるため、すでに導入しているほかのシステムとも連携が可能といった特徴があります。
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無料お試し期間
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|---|---|
| 14日間 | |
|
料金
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| 1名あたり | 月額400円 |
| 提供会社 | 株式会社アイアットOEC |
|---|---|
| ツールタイプ | 日本製 |
| 機能 | メール：〇 チャット：× 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：〇 会議室・備品の予約：〇 |
| こんな人におすすめ | ・24時間手厚いフォローが必要 ・既存システムと連携したい |
この記事では、グループウェアの概要や導入によってできること、おすすめのグループウェアをご紹介しました。業務効率化とコミュニケーションの円滑化の両側面において、グループウェア導入の有用性がお分かりいただけたかと思います。
ご紹介したとおり、多くのグループウェアには無料お試し期間が設けられています。まずは無料プランや無料お試しプランから始めてみることがおすすめです。じっくり試してみて、自社にとっての使いやすさや自社ビジネスとの親和性を確かめてから本格導入を検討すると良いでしょう。
企業活動に欠かせないのが、従業員チームが目標を設定し、達成に向けて取り組む「プロジェクト」です。そのプロジェクトを、効率的かつ生産的に進めて…
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