【2022年版】おすすめのグループウェア5選！料金や特徴を比較

近年、業務にグループウェアを取り入れる企業が増加し、「業務効率化にはグループウェアの導入が有効」と聞く機会が増えていると思います。

そこでこの記事では、グループウェアの概要や機能、導入のメリットを解説しつつ、おすすめのグループウェアを5つ、比較を交えてご紹介します。これから自社にグループウェアを導入したいとお考えの方は、ぜひご参考にしてください。

 

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グループウェアとは？

グループウェアとは、業務内の部署やチーム単位においてコミュニケーションをスムーズにするためのシステムを指しています。

部署やチームで共同作業をする際は、資料配布や進捗管理、スケジューリングなどを行うにあたって情報の共有を円滑に行わなければなりません。その際、業務連絡はメールを使い、カレンダーアプリで予定を管理し、ファイル共有アプリで資料配布……など、多くのサービスを運用しているのではないでしょうか。しかし、その方法では組織の人数が多くなったとき、その分だけ作業が煩雑になってしまいます。

それらの各種サービスが備える機能を、1つにまとめたツールがグループウェアです。連絡事項のやりとりや予定の管理、業務の進捗管理などが1つのアプリケーション内で行えるため、業務を大幅に効率化することが可能です。

 

よく知られているグループウェアとして、Microsoftの「Microsoft Office 365」、Googleの「Google Workspace」、ByteDanceの「Lark」、サイボウズの「サイボウズ Office」などがあります。

 

グループウェアと似たツールに「社内SNS」がありますが、社内SNSは社員同士の情報交換や闊達なコミュニケーションを推進するツールです。一方でグループウェアはコミュニケーション促進だけにとどまらず、総合的な業務効率化を目的としたツールである点が大きく異なります。

 

グループウェアの主な機能

ビジネスにおいて、チームで行う作業とその管理に使用するツールをひとまとめにしたグループウェア。改めて、一般的なグループウェアが備えている各種機能をご紹介しましょう。

グループウェアが備えるおもな機能には、以下のようなものがあります。

 

• コミュニケーション機能
• 勤怠管理や申請ワークフロー機能
• スケジュール管理機能
• ファイル共有機能
• 設備・備品の予約機能

ここでは、上記の機能をそれぞれ詳細に解説します。

 

コミュニケーション機能

社内・組織内で使えるチャットや掲示板などの連絡機能です。メールよりも気軽に、かつスピーディーに報告・連絡・相談ができ、メッセージが自分宛てに送信されるとプッシュ通知などの通知が届くため、見落としを防げます。

また、メールのように定型の挨拶文を必ず挿入するなどのビジネスルールも気にする必要がないため、メールの作成や確認の際にかかる手間を減らせます。よく連絡を取り合うメンバー間であらかじめグループチャットを作っておくと、メールのように宛先を1件ずつ都度追加しながら作成する必要がなくなり、業務連絡を効率化できます。

 

勤怠管理や申請ワークフロー機能

勤怠管理をはじめ、社内稟議や申請関連のワークフロー（承認）をデータ上で管理できます。承認印を押すこともデータのやりとりと電子印で行えるため、紙の書類に捺印してもらう過程でかかっていた時間を短縮できます。

特にこれまで労力を要していた、リモートワーク従業員間で行うワークフローは、大きくスピード化することが可能です。

 

スケジュール管理機能

カレンダー機能がグループウェア内に備わっているため、他の従業員のスケジュールの確認・調整も行えます。他のメンバーが編集したデータをその場で確認できるため、スケジュール調整の際の確認の行き違いなどを防止できます。

クラウド型のグループウェアを選んでおけば、いつどこからでも各メンバーの予定を確認することが可能です。

 

ファイル共有機能

1つのファイルを全メンバーが共同で確認・編集できる機能です。この機能を備えていると、ファイルの更新を行った都度履歴が残るようになります。仮にファイルの削除や上書きを行ってしまったとしても原本が残るため、誤操作のリカバリーもしやすい点が特徴です。検索機能も備えているため、見たいファイルをスピーディーに探し出すことも可能です。

 

設備・備品の予約機能

会議室や備品使用の予約がその場でできるため、複数のメンバーで予約がかぶってしまうダブルブッキングを未然に防げます。またクラウド型のグループウェアなら、インターネット接続環境と対応端末があれば時間や場所を問わずに予約確認が可能です。

 

グループウェアを利用するメリット

グループウェアは業務効率化に役立つツールですが、導入・運用でどのように具体的なメリットが得られるのでしょうか。ここでは、グループウェアを導入するメリットをご紹介します。

 

スムーズな情報共有が可能

メールを送るときは、その都度宛先を1名ずつ選択する必要があり、手間がかかります。一方グループウェアでは、対象メンバーを含めたグループチャットなどを事前に作成しておけるため、メンバーへ一括でメッセージを送信できます。

チャットだけでなく掲示板も備えている場合、利用することで社内広報を伝達したり、部署・役職を横断したコミュニケーションを取ったりすることが可能です。

また予約機能では会議室や備品の空き状況・使用状況をチェックできますし、さらにそれらをいつ誰が使っているか把握することもできます。

 

リモートワークが円滑に行える

リモートワークに就く従業員とも、円滑なコミュニケーションが可能です。また、コミュニケーションツールとしてだけではなく、各メンバーのスケジュール確認やファイル共有も容易に行えます。離れた場所にいる人同士でのやりとりも、ぐんとスムーズになるでしょう。

ツールによってはWeb会議機能を備えているため、リモートワーカー同士でのチームミーティングも行えます。

 

事務作業の効率化

さまざまな業務の進捗状況をひと目で確認できるため、社内稟議や申請関連の進行を全メンバーがすぐに把握できます。進捗に滞りがある場合もフローのどの段階で、どのような理由で止まっているのかがすぐに確認可能です。また、グループウェアがあれば多くの作業について紙の書類を使用せずに行えるため、印刷コストの削減にもつながります。

 

グループウェアの選び方

グループウェアを提供しているサービスは多数あるため、自社のビジネスに合ったものを選定することが重要です。

グループウェアを選ぶ際に意識したい基本的なポイントは、主に以下の5つです。

 

• 利用人数
• 操作がしやすいか
• 目的に沿った機能があるか
• 日本製か海外製か
• 既存導入のシステムとの相性

ここでは上記のポイントについて、それぞれ詳しく解説しましょう。

 

利用人数はどの程度か

自社での最低利用人数や最大利用人数を把握し、サービス選定の段階で明確化しておきましょう。多くのグループウェアでは、利用人数に応じた料金体系が設けられています。

基本的にはほとんどのサービスで利用人数が多くなるほど、料金が高くなるプラン設定となっています。現状のスタッフ数に合わせて導入した後に、スタッフの増減に合わせて柔軟にプラン変更が可能かどうかも、検討しておく必要があるでしょう。

 

操作がしやすいか

多機能で高機能なグループウェアを使いこなせれば便利にはなりますが、逆に機能が多すぎると扱いにくくなる可能性があります。使いにくいシステムは導入しても社内に浸透しないおそれがあるため、できるだけ多くの従業員が使いこなせるグループウェアを選びましょう。各人のITリテラシーを問わずに操作できる、シンプルなインターフェースを備えたものがおすすめです。

 

目的に沿った機能があるか

「便利そうだから」という理由だけでグループウェアを導入しても、自社が解決したい課題や達成したい目的に合っていないものは結局使われなくなってしまいます。

また、目的に合っていても既存のシステムと機能がバッティングしてしまっていると、結局グループウェアの機能が使われないということになりがちです。グループウェア導入に際し、例えば「リモートワーク従業員への対応」や「スケジュール管理の効率化」など、主に何に活用したいか組織単位での導入目的を明確にしておきましょう。導入に際し慌てて目的を洗い出すのではなく、検討の段階から前提条件としておくことがおすすめです。

 

日本製か海外製か

日本製のツールは、日本の商習慣に合わせた多くの機能があらかじめ搭載されている場合が一般的です。一方で海外製のツールは汎用性が重視され、カスタマイズ性の高さが特徴です。自社のビジネスが国内向け中心か海外向け中心かなども含めて検討し、適したツール選びに生かしましょう。また、現在使用中のツールの提供元が国内か海外かに合わせて選ぶという方法もあるでしょう。

 

既存導入のシステムとの相性は良いか

グループウェアは、自社で導入済みの業務システムとの連携ができるとより便利に機能します。ツールを選定する際は、自社システムとの連携性まで確認して親和性の高いものを探してみると良いでしょう。これから新しいシステムやツールを導入する予定がある場合も、選びたいグループウェアがそれらに対応できるか確認するようにしてください。

 

おすすめのグループウェア5つを比較

グループウェアには大きく分けて国内性と海外製があり、備える機能や料金体系などもツールによってさまざまです。自社に適したツールを選ぶには、複数社の候補からそれらの各要素を比較検討しながら選定を進めていくことがおすすめです。

 

ここでは、デジ研おすすめのグループウェアを5つご紹介します。以下の表を参考にしながら、その下にご紹介する各ツールの詳細情報もお役立てください。

 

※本記事でご紹介している情報は2022年11月時点のものです。料金やサービス詳細などの最新情報は各公式サイトをご確認ください。

 

	おすすめプラン	無料お試し期間	最低料金	ツールタイプ	特徴
サイボウズ Garoon	クラウド版	各プラン30日間	月額845円	日本製	大規模組織の管理にも対応
desknet’s NEO	desknet’s NEO基本プラン	60日間（パッケージ版）	月額400円	日本製	現場に最適な使いやすさ
NI Collabo 360	NI Cloud Service	各プラン30日間	月額360円	日本製	全36もの多機能
Google Workspace	Business Standard	各プラン14日間	月額680円	海外製	使い慣れたGoogleのツール
Microsoft 365	Microsoft 365 Business Standard	各プラン1カ月	月額650円	海外製	Officeユーザーに最適

 

サイボウズ Garoon（ガルーン）

サイボウズGaroonは、利用者のうち9割以上が「使いやすい」と回答した便利機能を1パッケージに凝縮。充実したサポート体制やカスタマイズ性の高さで選ばれており、全社への浸透が期待できるグループウェアです。直感的なインターフェースで、大人数で利用する大規模組織での活用にも適しています。

 

料金体系

無料お試し期間
各プラン30日間
料金
契約人数	クラウド版
～300ユーザー	月額845円/1ユーザー
301～1,000ユーザー	月額800円/1ユーザー
1,001～3,000ユーザー	要問い合わせ
3,001～ユーザー	要問い合わせ

サイボウズ Garoonの概要

提供会社	サイボウズ株式会社
ツールタイプ	日本製
機能	メール：△（要連携） チャット：- 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：○ 会議室・備品の予約：○
こんな人におすすめ	・国産のグループウェアを選びたい方 ・多機能なグループウェアを求めている方

 

公式サイト

 

desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）

 

スケジュール管理からワークフロー、既存業務のシステム化まで、組織に合わせて業務を効率化できるグループウェアです。現場の声を生かした使いやすさで、400万人を超えるビジネスパーソンから選ばれています。ITに詳しい人が少なくても取り入れやすい点が重視されており、充実のセキュリティ性も備えています。

 

料金体系

無料お試し期間
パッケージ版のみ60日間
料金
クラウド版	月額400円/1ユーザー
スモールライセンス	新規39,800円/5ユーザー～
エンタープライズライセンス	410,000円/100ユーザー～

desknet’s NEOの概要

提供会社	株式会社ネオジャパン
ツールタイプ	日本製
機能	メール：△（要連携） チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：○ 会議室・備品の予約：〇
こんな人におすすめ	・実績豊富なグループウェアを選びたい方 ・さまざまな端末で使えるグループウェアを求めている方

 

公式サイト

 

NI Collabo 360（エヌアイコラボ）

全36と豊富な機能を備え、いつでも、どこでも、端末を問わずアクセス可能。高機能な社内SNSやワークフローを便利に使えて、カスタマイズ性も高い点がポイントです。言語の切り替え機能が充実しており、日本語と英語以外の言語も登録できます。

 

料金体系

無料お試し期間
各プラン30日間
料金
NI Cloud Service	月額360円/1ユーザー
パッケージ版～10ユーザー	58,000円
パッケージ版80～100ユーザー	348,000円
パッケージ版800～1,000ユーザー	2,750,000円

NI Collabo 360の概要

提供会社	株式会社ＮＩコンサルティング
ツールタイプ	日本製
機能	メール：〇 チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：- 会議室・備品の予約：〇
こんな人におすすめ	・多機能なグループウェアを選びたい方 ・スケジュール機能を多用する方

 

公式サイト

 

Google Workspace（グーグルワークスペース）

 

使い慣れているGoogleのフォーマットで利用でき、さまざまなデバイスからアクセスが可能なグループウェアです。GmailやGoogleカレンダー以外にも、さまざまな機能を1つのサブスクリプションで取り入れられます。

 

料金体系

無料お試し期間
各プラン14日間
料金
Business Starter	月額680円/1ユーザー
Business Standard	月額1,360円/1ユーザー
Business Plus	月額2,040円/1ユーザー

 

Google Workspaceの概要

提供会社	グーグル合同会社
ツールタイプ	海外製
機能	メール：〇 チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：- 会議室・備品の予約：〇
こんな人におすすめ	・GmailやGoogleカレンダーをビジネスで使いたい方 ・オフラインで利用する機会の多い方 ・ツール連携を積極的に活用したい方

 

公式サイト

 

Microsoft 365（マイクロソフト365）

Word、Excel、PowerPoint などの Office アプリケーションに、リモートワークやハイブリッドワークにも最適な各種ツールをプラス。Web 会議、ビジネス チャット、ファイル共有などさまざまな機能を利用できるグループウェアです。

料金体系

無料お試し期間
各プラン1カ月間
料金
Microsoft 365 Business Basic	月額650円/1ユーザー
Microsoft 365 Apps for business	月額900円/1ユーザー
Microsoft 365 Business Standard	月額1,360円/1ユーザー
Microsoft 365 Business Premium	月額2,390円/1ユーザー

 

Microsoft 365の概要

提供会社	日本マイクロソフト株式会社
ツールタイプ	海外製
機能	メール：〇 チャット：〇 掲示板：〇 スケジュール：〇 ファイル共有：〇 ワークフロー：○ 会議室・備品の予約：〇
こんな人におすすめ	・WordやExcelなどMS社のツールを使いたい方 ・バージョン更新などの手間を省略したい方 ・多くのプランから最適なものを選びたい方

公式サイト

 

※本記事でご紹介している情報は2022年11月時点のものです。料金やサービス詳細などの最新情報は各公式サイトをご確認ください。

 

おわりに

この記事では、グループウェアの概要や導入によってできること、おすすめのグループウェア5選などをご紹介しました。業務効率化とコミュニケーションの円滑化の両側面において、グループウェア導入の有用性がお分かりいただけたかと思います。

ご紹介したとおり、多くのグループウェアには無料お試し期間が設けられています。まずは無料プランや無料お試しプランから始めてみることがおすすめです。じっくり試してみて、自社にとっての使いやすさや自社ビジネスとの親和性を確かめてから本格導入を検討すると良いでしょう。