WEBマーケティングのトータルサポートならディーエムソリューションズ株式会社
0120-934-226受付時間 平日9:00~18:00

ワークフローシステムとは?基礎知識からデジ研おすすめのツール5選までご紹介

2023.04.06 業務効率
SEO歴16年、継続率90%以上の良質なSEO会社をお探しの方へ

SEOのアウトソーシングがはじめての人でも大丈夫!当社のSEOコンサルティングは、お客様に合わせて施策をカスタマイズするこだわりのサービスです。

SEOコンサルティングサービスを見る
このエントリーをはてなブックマークに追加

ワークフローとは、業務の一連の流れを図式にまとめたものを指す言葉です。それが転じて、ビジネスの世界では稟議などの承認の流れを表す場合も多くなります。その意味を用いた「ワークフローシステム」は、承認の流れを自動化するシステム(デジタルツール)です。

この記事では、ワークフローシステムで行える業務や導入のメリット、デジ研おすすめのワークフローシステム5つなどをご紹介します。申請・承認業務の効率化をお考えの方は、ぜひご参考にしてください。

ワークフローシステムでできること

ワークフローシステムを取り入れることで、どのような業務が効率化できるのでしょうか。ここでは、ワークフローシステムの導入によって実現することをご紹介します。

申請・承認の自動化

稟議を起案してから各部署の承認を経て決裁が終わるまでの一連の流れを、紙の書類を用いて行うと非常に長い期間を要します。この期間を経ることで、せっかくのビジネスチャンスに後れを取ってしまうことも少なくないでしょう。

そのようなお悩みがある場合、ワークフローシステムの導入が役立ちます。申請から承認、決裁をデジタルによって自動化することで、リードタイムを短縮できます。また、承認の進捗状況や現況を可視化できることも有用でしょう。

紙で承認を行う場合に起こりがちな確認漏れなどの人為ミスも防げるため、さらなる時間短縮にもつながります。

電子契約や電子署名との連携

ワークフローシステムを導入する際は、電子契約システムも一緒に導入することがおすすめです。2つのシステムを連携すると、承認の流れから電子契約や電子署名までを一元化でき、さらなる業務効率化につながります。また、契約に関する作業ミスや対応漏れを防ぐことにもなるでしょう。

会議資料の作成や共有

各部署が合同で会議を行う場合、部署ごとの課題などをまとめて資料を作成する作業が大変になりがちです。しかも資料を紙で作る場合は、必要な部数だけ印刷して配布しなければなりません。

ワークフローシステムの中には、会議資料の作成が可能なものもあります。資料の作成から確認・承認、配布までを自動化できるため、取りまとめや印刷・配布の手間を省くことが可能です。会議後の議事録作成・配布までもワンストップで行え、大幅な業務効率化につながるでしょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することで得られる具体的なメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。

承認業務のペーパーレス化

申請書類の電子化できれば、用紙や印刷にかかる費用、やりとりにかかる郵送費用や通信費用をカットすることができます。

また決裁書類を紙の状態で保管する必要がなくなり、管理するためのスペースとコストも削減できます。以前の文書を探したいときも検索機能ですぐに見つけられ、ファイリングや管理の業務もぐんと効率化できるでしょう。

内部統制の強化

ワークフローシステムを導入することで、業務規則に則った申請・承認が可能となります。承認の過程や決裁に関する情報がデジタルで記録されるため、改ざんの防止もできます。また、アクセス権限の付与や管理も行えるので、内部統制の強化が可能です。

働き方改革の推進

ワークフローシステムがあれば、24時間どこにいても承認業務を行えます。申請や承認を行ったり、決裁したりするためにわざわざオフィスに出向くことも不要です。近年推進されているテレワーク・リモートワークへの移行もスムーズにでき、働き方改革にも貢献できます。

ワークフローシステム導入の注意点

多くのメリットを備えているワークフローシステムですが、導入時には以下のような注意点もあります。

セキュリティ対策を行う必要がある

ワークフローシステムで取り扱う情報は、社外秘にあたる重要なものが多くなります。悪意ある第三者からの攻撃や内部不正による情報漏えいなどのセキュリティ事故を招かないよう、確実性の高い対策を行わなければなりません。

ワークフローシステム導入時には、データの取り扱いに関して各従業員の権限を制限しましょう。必要な人が必要な情報だけにアクセスを可能とする措置を採り、適正なセキュリティ対策を講じてください。

ワークフローシステムの活用シーン

ワークフローシステムは、主に以下のような場面で役立ちます。これらの業務に課題をお感じであれば、導入に適しているといえるでしょう。

・承認の自動化・ペーパーレス化

・承認業務のスピード化・効率化

・社員の目標管理

・営業部門の見積や審査

・社内告知の作成 など

ワークフローシステムを選ぶポイント

ワークフローシステムとひと口にいっても、さまざまなツールがあります。自社で取り入れるツールを選ぶ際は、以下のようなポイントを意識し、最適なものを選定しましょう。

・全従業員が難しさを感じず運用できるか

・ベンダーやメーカーのサポートが充実しているか

・自社の規模と運用体制が合っているか

・導入後スムーズに移行を図れるか など

おすすめのワークフローシステム5選

ここでは、デジ研が厳選したおすすめのワークフローシステムを5つご紹介します。それぞれの特徴を比較検討し、導入や試用にお役立てください。

rakumo(ラクモ)ワークフロー

費用 1ユーザー当たり月額300円~
特徴 Google Workspace(GWS)との連携機能が優れている、使いやすいワークフローシステムです。申請や承認をともなうワークフロー業務の他、一般的な業務の流れの取りまとめにも活用可能。

公式サイト

ジョブカンワークフロー

費用 1ユーザー当たり月額300円~
特徴 勤怠管理システムで有名な「ジョブカン」シリーズのワークフローシステム。稟議や申請業務をペーパーレス化・スピード化でき、新規導入がスムーズな点も魅力です。30日間の無料お試しができる点も高ポイント。

公式サイト

SmartFlow

費用 1ユーザー当たり月額300円~
特徴 初期費用0円で利用を始められるワークフローシステムです。経費精算、支払依頼プランとセットで利用すると、1ユーザー月額500円とお得になる点も見逃せません。多彩な申請フォームのテンプレートが用意され、感覚的に使えるユーザーフレンドリーなツールです。

公式サイト

バクラク申請

費用 初期費用無料、月額20,000円~
特徴 費用に関する稟議や、請求書発行・処理に強みを持つ中小企業向けのワークフローシステムです。同じシリーズの請求システム「バクラク請求書」と連携すると、請求業務の負担も大きく低減が期待できます。

公式サイト

AgileWorks

費用 初期費用2,400,000円~、サポート費用年額360,000円~
特徴 シリーズ累計導入者数4,000社以上と、大企業に多く選ばれているワークフローシステムです。大規模な組織構造でもコードなしで設定できる使いやすさと、複数のグループウェアとの連携が可能な柔軟性を両立。組織内の異動や改変にも、臨機応変に対応できます。

公式サイト

まとめ

今回は、ワークフローシステムの特徴や導入のメリット、おすすめのワークフローシステム5選などをご紹介しました。

ワークフローシステムは、選ぶツールによってさまざまな機能が備わっており、拡張性も異なります。選ぶ際には自社にどのような機能が必要で、他ツールとの連携が求められるかをはっきりさせて選定に生かすと良いでしょう。最適なワークフローシステムを選び、業務効率化や作業のスピード化にお役立てください。

 

このエントリーをはてなブックマークに追加
The following two tabs change content below.
Avatar photo

digital-marketing

デジタルマーケティング研究所では、デジタルマーケティングの施策・広告・技術を、分析・実装・検証して、WEB担当者・マーケティング担当者の方の役立つ情報を発信していきます。
無料WEBサイト診断
お役立ち資料ダウンロード
SNSでフォロー
問い合わせ数5倍 1,000社以上の実績
ウルロジ EC事業特化型 物流アウトソーシング
セルマーケ

Contactお問い合わせ

Webマーケティングに関わる施策全般をワンストップで
ご提供します。
お気軽にご相談ください。

関連資料ダウンロードはこちら
サービスのお問い合わせはこちら

Webマーケティング最新ニュースのレポートや無料セミナーの先行案内が届く、お得なメルマガ配信中!

Webマーケティング最新情報をお届けするDMSメールマガジン
東京営業所
東京都武蔵野市御殿山1-1-3 クリスタルパークビル2F
電話番号 0422-77-1087 FAX番号 0422-57-2761
大阪営業所
大阪府大阪市北区堂島1丁目5-30 堂島プラザビル10F
電話番号 06-7176-3367 FAX番号 06-7176-3368
Copyright © 2023 DM SOLUTIONS Co.,Ltd. All rights reserved.