ワークフローシステムとは？基礎知識からデジ研おすすめのツール5選までご紹介

ワークフローとは、業務の一連の流れを図式にまとめたものを指す言葉です。それが転じて、ビジネスの世界では稟議などの承認の流れを表す場合も多くなります。その意味を用いた「ワークフローシステム」は、承認の流れを自動化するシステム（デジタルツール）です。

この記事では、ワークフローシステムで行える業務や導入のメリット、デジ研おすすめのワークフローシステム5つなどをご紹介します。申請・承認業務の効率化をお考えの方は、ぜひご参考にしてください。

ワークフローシステムでできること

ワークフローシステムを取り入れることで、どのような業務が効率化できるのでしょうか。ここでは、ワークフローシステムの導入によって実現することをご紹介します。

申請・承認の自動化

稟議を起案してから各部署の承認を経て決裁が終わるまでの一連の流れを、紙の書類を用いて行うと非常に長い期間を要します。この期間を経ることで、せっかくのビジネスチャンスに後れを取ってしまうことも少なくないでしょう。

そのようなお悩みがある場合、ワークフローシステムの導入が役立ちます。申請から承認、決裁をデジタルによって自動化することで、リードタイムを短縮できます。また、承認の進捗状況や現況を可視化できることも有用でしょう。

紙で承認を行う場合に起こりがちな確認漏れなどの人為ミスも防げるため、さらなる時間短縮にもつながります。

電子契約や電子署名との連携

ワークフローシステムを導入する際は、電子契約システムも一緒に導入することがおすすめです。2つのシステムを連携すると、承認の流れから電子契約や電子署名までを一元化でき、さらなる業務効率化につながります。また、契約に関する作業ミスや対応漏れを防ぐことにもなるでしょう。

会議資料の作成や共有

各部署が合同で会議を行う場合、部署ごとの課題などをまとめて資料を作成する作業が大変になりがちです。しかも資料を紙で作る場合は、必要な部数だけ印刷して配布しなければなりません。

ワークフローシステムの中には、会議資料の作成が可能なものもあります。資料の作成から確認・承認、配布までを自動化できるため、取りまとめや印刷・配布の手間を省くことが可能です。会議後の議事録作成・配布までもワンストップで行え、大幅な業務効率化につながるでしょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することで得られる具体的なメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。

承認業務のペーパーレス化

申請書類の電子化できれば、用紙や印刷にかかる費用、やりとりにかかる郵送費用や通信費用をカットすることができます。

また決裁書類を紙の状態で保管する必要がなくなり、管理するためのスペースとコストも削減できます。以前の文書を探したいときも検索機能ですぐに見つけられ、ファイリングや管理の業務もぐんと効率化できるでしょう。

内部統制の強化

ワークフローシステムを導入することで、業務規則に則った申請・承認が可能となります。承認の過程や決裁に関する情報がデジタルで記録されるため、改ざんの防止もできます。また、アクセス権限の付与や管理も行えるので、内部統制の強化が可能です。

働き方改革の推進

ワークフローシステムがあれば、24時間どこにいても承認業務を行えます。申請や承認を行ったり、決裁したりするためにわざわざオフィスに出向くことも不要です。近年推進されているテレワーク・リモートワークへの移行もスムーズにでき、働き方改革にも貢献できます。

ワークフローシステム導入の注意点

多くのメリットを備えているワークフローシステムですが、導入時には以下のような注意点もあります。

セキュリティ対策を行う必要がある

ワークフローシステムで取り扱う情報は、社外秘にあたる重要なものが多くなります。悪意ある第三者からの攻撃や内部不正による情報漏えいなどのセキュリティ事故を招かないよう、確実性の高い対策を行わなければなりません。

ワークフローシステム導入時には、データの取り扱いに関して各従業員の権限を制限しましょう。必要な人が必要な情報だけにアクセスを可能とする措置を採り、適正なセキュリティ対策を講じてください。

ワークフローシステムの活用シーン

ワークフローシステムは、主に以下のような場面で役立ちます。これらの業務に課題をお感じであれば、導入に適しているといえるでしょう。

・承認の自動化・ペーパーレス化

・承認業務のスピード化・効率化

・社員の目標管理

・営業部門の見積や審査

・社内告知の作成　など

ワークフローシステムを選ぶポイント

ワークフローシステムとひと口にいっても、さまざまなツールがあります。自社で取り入れるツールを選ぶ際は、以下のようなポイントを意識し、最適なものを選定しましょう。

・全従業員が難しさを感じず運用できるか

・ベンダーやメーカーのサポートが充実しているか

・自社の規模と運用体制が合っているか

・導入後スムーズに移行を図れるか　など

おすすめのワークフローシステム5選

ここでは、デジ研が厳選したおすすめのワークフローシステムを5つご紹介します。それぞれの特徴を比較検討し、導入や試用にお役立てください。

rakumo(ラクモ)ワークフロー

公式サイト

ジョブカンワークフロー

公式サイト

SmartFlow

公式サイト

バクラク申請

公式サイト

AgileWorks

公式サイト

まとめ

今回は、ワークフローシステムの特徴や導入のメリット、おすすめのワークフローシステム5選などをご紹介しました。

ワークフローシステムは、選ぶツールによってさまざまな機能が備わっており、拡張性も異なります。選ぶ際には自社にどのような機能が必要で、他ツールとの連携が求められるかをはっきりさせて選定に生かすと良いでしょう。最適なワークフローシステムを選び、業務効率化や作業のスピード化にお役立てください。

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