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ワークフローシステムとは?基礎知識からデジ研おすすめのツール20選までご紹介

2023.07.27 2023.04.06 業務効率
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ワークフローとは、業務の一連の流れを図式にまとめたものを指す言葉です。それが転じて、ビジネスの世界では稟議などの承認の流れを表す場合も多くなります。その意味を用いた「ワークフローシステム」は、承認の流れを自動化するシステム(デジタルツール)です。

この記事では、ワークフローシステムで行える業務や導入のメリット、デジ研おすすめのワークフローシステムをご紹介します。申請・承認業務の効率化をお考えの方は、ぜひご参考にしてください。

ワークフローシステムでできること

ワークフローシステムを取り入れることで、どのような業務が効率化できるのでしょうか。ここでは、ワークフローシステムの導入によって実現することをご紹介します。

申請・承認の自動化

稟議を起案してから各部署の承認を経て決裁が終わるまでの一連の流れを、紙の書類を用いて行うと非常に長い期間を要します。この期間を経ることで、せっかくのビジネスチャンスに後れを取ってしまうことも少なくないでしょう。

そのようなお悩みがある場合、ワークフローシステムの導入が役立ちます。申請から承認、決裁をデジタルによって自動化することで、リードタイムを短縮できます。また、承認の進捗状況や現況を可視化できることも有用でしょう。

紙で承認を行う場合に起こりがちな確認漏れなどの人為ミスも防げるため、さらなる時間短縮にもつながります。

電子契約や電子署名との連携

ワークフローシステムを導入する際は、電子契約システムも一緒に導入することがおすすめです。2つのシステムを連携すると、承認の流れから電子契約や電子署名までを一元化でき、さらなる業務効率化につながります。また、契約に関する作業ミスや対応漏れを防ぐことにもなるでしょう。

会議資料の作成や共有

各部署が合同で会議を行う場合、部署ごとの課題などをまとめて資料を作成する作業が大変になりがちです。しかも資料を紙で作る場合は、必要な部数だけ印刷して配布しなければなりません。

ワークフローシステムの中には、会議資料の作成が可能なものもあります。資料の作成から確認・承認、配布までを自動化できるため、取りまとめや印刷・配布の手間を省くことが可能です。会議後の議事録作成・配布までもワンストップで行え、大幅な業務効率化につながるでしょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することで得られる具体的なメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。

承認業務のペーパーレス化

申請書類の電子化できれば、用紙や印刷にかかる費用、やりとりにかかる郵送費用や通信費用をカットすることができます。

また決裁書類を紙の状態で保管する必要がなくなり、管理するためのスペースとコストも削減できます。以前の文書を探したいときも検索機能ですぐに見つけられ、ファイリングや管理の業務もぐんと効率化できるでしょう。

内部統制の強化

ワークフローシステムを導入することで、業務規則に則った申請・承認が可能となります。承認の過程や決裁に関する情報がデジタルで記録されるため、改ざんの防止もできます。また、アクセス権限の付与や管理も行えるので、内部統制の強化が可能です。

働き方改革の推進

ワークフローシステムがあれば、24時間どこにいても承認業務を行えます。申請や承認を行ったり、決裁したりするためにわざわざオフィスに出向くことも不要です。近年推進されているテレワーク・リモートワークへの移行もスムーズにでき、働き方改革にも貢献できます。

ワークフローシステム導入の注意点

多くのメリットを備えているワークフローシステムですが、導入時には以下のような注意点もあります。

セキュリティ対策を行う必要がある

ワークフローシステムで取り扱う情報は、社外秘にあたる重要なものが多くなります。悪意ある第三者からの攻撃や内部不正による情報漏えいなどのセキュリティ事故を招かないよう、確実性の高い対策を行わなければなりません。

ワークフローシステム導入時には、データの取り扱いに関して各従業員の権限を制限しましょう。必要な人が必要な情報だけにアクセスを可能とする措置を採り、適正なセキュリティ対策を講じてください。

ワークフローシステムの活用シーン

ワークフローシステムは、主に以下のような場面で役立ちます。これらの業務に課題をお感じであれば、導入に適しているといえるでしょう。

・承認の自動化・ペーパーレス化

・承認業務のスピード化・効率化

・社員の目標管理

・営業部門の見積や審査

・社内告知の作成 など

ワークフローシステムを選ぶポイント

ワークフローシステムとひと口にいっても、さまざまなツールがあります。自社で取り入れるツールを選ぶ際は、以下のようなポイントを意識し、最適なものを選定しましょう。

・全従業員が難しさを感じず運用できるか

・ベンダーやメーカーのサポートが充実しているか

・自社の規模と運用体制が合っているか

・導入後スムーズに移行を図れるか など

おすすめのワークフローシステム20選

ここでは、デジ研が厳選したおすすめのワークフローシステムをご紹介します。それぞれの特徴を比較検討し、導入や試用にお役立てください。

rakumo(ラクモ)ワークフロー

費用 1ユーザー当たり月額300円~
特徴 Google Workspace(GWS)との連携機能が優れている、使いやすいワークフローシステムです。申請や承認をともなうワークフロー業務の他、一般的な業務の流れの取りまとめにも活用可能。

公式サイト

ジョブカンワークフロー

費用 1ユーザー当たり月額300円~
特徴 勤怠管理システムで有名な「ジョブカン」シリーズのワークフローシステム。稟議や申請業務をペーパーレス化・スピード化でき、新規導入がスムーズな点も魅力です。30日間の無料お試しができる点も高ポイント。

公式サイト

SmartFlow

費用 1ユーザー当たり月額300円~
特徴 初期費用0円で利用を始められるワークフローシステムです。経費精算、支払依頼プランとセットで利用すると、1ユーザー月額500円とお得になる点も見逃せません。多彩な申請フォームのテンプレートが用意され、感覚的に使えるユーザーフレンドリーなツールです。

公式サイト

バクラク申請

費用 初期費用無料、月額20,000円~
特徴 費用に関する稟議や、請求書発行・処理に強みを持つ中小企業向けのワークフローシステムです。同じシリーズの請求システム「バクラク請求書」と連携すると、請求業務の負担も大きく低減が期待できます。

公式サイト

AgileWorks

費用 初期費用2,400,000円~、サポート費用年額360,000円~
特徴 シリーズ累計導入者数4,000社以上と、大企業に多く選ばれているワークフローシステムです。大規模な組織構造でもコードなしで設定できる使いやすさと、複数のグループウェアとの連携が可能な柔軟性を両立。組織内の異動や改変にも、臨機応変に対応できます。

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X-point Cloud

X-point Cloud

費用 スタンダードプラン:月額500円
プリペイドプラン:月額475円
特徴 紙媒体のように直感的に入力できるフォームで作成されており、ワークフロー上にてワンクリックで承認が可能なシステムです。スマートフォンやタブレットなどにも対応しているため、外出先でも申請・承認をすることができます。

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Create!Webフロー

Create!WebFlow

費用 クラウド版:月額500円
パッケージ版:600,000円~
特徴 従来の紙の取り扱い方法やルールを、可能な限り忠実に再現できるように設計されているワークフローです。承認・申請ルートと現状の進捗を一目で確認することができます。

公式サイト

Gluegent Flow

Gluegent Flow

費用 Gluegent Flow:月額300円
Gluegent Flow Plus:月額400円
特徴 ExcelやWordなどをコピーアンドペーストしたり、60種類以上のテンプレートを利用したりすることができるワークフローです。豊富な実績を保有しており、申請フォームや承認経路はノーコードで作成することができます。

公式サイト

楽々WorkflowII

rakurakuworkflowII

費用 基本ライセンス:2,500,000円~
特徴 クラウド・パッケージソフト・オンプレミスなど、さまざまな形式から自社に合ったものを導入できるワークフローシステムです。既存システムやアプリケーションなどとも連動することができ、社内のインフラを整えることができる点も魅力のひとつだと言えます。

公式サイト

皆伝!シリーズ

sumisei

費用 要お問い合わせ
特徴 経費精算や各種申請、勤怠管理といった、さまざまな機能が搭載されている皆伝シリーズのワークフローシステムです。交通系ICカードや交通経路検索をはじめとした、多くの外部サービスと連携できる点から、手入力の手間を減らすことができるでしょう。

公式サイト

サイボウズ Office

cybozuOffice

費用 スタンダードコース:月額500円
プレミアムコース:月額800円
特徴 累計導入者数が7,000社以上の実績を持つ、日本の中小企業向けのグループウェアです。プレミアムコースでは100種類以上のテンプレートから日報をはじめ、顧客台帳や商談進捗の管理など、さまざまなアプリを作成・カスタマイズすることができます。

公式サイト

業務デザイナー

Unionsinc

費用 要お問い合わせ
特徴 業務の見える化・帳簿や業務フローの作成など、こちらのシステムでさまざまな作業ができるワークフローです。電子契約サービスとも連携することができるため、他社との契約までを一貫して行うことができます。

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Zeit(ツァイト)

Zeit

費用 Zeitポータル:月額 110円
Zeit 改善提案:月額 110円
Zeit ワークフロー:月額 110円
Zeit サイネージ:月額 3,000円
特徴 月額料金が100円からと、低額で導入することができるワークフローシステムです。クラウド型であり、GoogleWorkSpaceをベースに会議室の予約や決済・承認などを行うことができるため、テレワークにも対応していると言えます。

公式サイト

プロカン

Prokan

費用 スタンダードプラン:月額4,000円~
プロプラン:月額4,500円~
特徴 見やすくて経営者におすすめしたいワークフローシステムとして、多くの企業への導入実績があります。原価管理などプロジェクトの管理に強みがあり、見やすくて使いやすいUI/UXを実装しています。

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ジンジャーワークフロー

JinjerWorkflow

費用 月額300円~
特徴 簡単で高速に申請を承認したり、さまざまな承認方法や申請経路にも対応したりすることができるワークフローシステムです。直感的な操作で使いやすさを重視していることから、パソコンやシステムの操作が苦手でも簡単に使うことができます。

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MAJOR FLOW Z FORM

MAJOR-FLOW-Z

費用 初期費用:50,000円
50ユーザーまで:月額30,000円
以降50ユーザーごとに月額10,000円
特徴 スマートフォンやタブレットなどパソコン以外のデバイスにも対応しているデザインで設計されているワークフローシステムです。人事部や総務部に多い、どこに何を申請すればいいのかといった質問については入力サポートを利用することで質問の数を解消することができます。

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SmartDB

SmartDB

費用 要お問い合わせ
特徴 Webデータベース機能を搭載した、社員数が多い大企業向けのワークフローシステムです。企業規模が大きくなるにつれてワークフローは複雑化する傾向にありますが、こちらのシステムを導入することでさまざまなフローに対応することができます。

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kickflow

kickflow

費用 要お問い合わせ
特徴 ユーザーの使い勝手を改善するため、リリース後も高頻度でアップデートを行っているワークフローシステムです。導入前だけではなく、導入後も手厚いアフターサポートを受けることができる点が魅力です。

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コラボフロー

Collaboflow

費用 スタンダードプラン:月額500円
特徴 社内に散らかっているデータを活用しながらワークフローを改善することができるシステムです。導入前には30日間の無料体験を受けることができるため、使い勝手を確認してから導入することができます。

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ワークフローEX

WorkflowEX

費用 月額300円
特徴 クラウド型なので、オンプレミス型と比べて初期費用が抑えられている事から、導入のハードルが低いワークフローシステムです。Excelで作成した稟議文書をそのままワークフローで使うことができるため、決裁フローのペーパーレス化を進行することができるでしょう。

公式サイト

まとめ

今回は、ワークフローシステムの特徴や導入のメリット、おすすめのワークフローシステム20点をご紹介しました。

ワークフローシステムは、選ぶツールによってさまざまな機能が備わっており、拡張性も異なります。選ぶ際には自社にどのような機能が必要で、他ツールとの連携が求められるかをはっきりさせて選定に生かすと良いでしょう。最適なワークフローシステムを選び、業務効率化や作業のスピード化にお役立てください。

 

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